Geheimhouding en achterbanraadpleging

De mogelijkheid om met collega’s te sparren is belangrijk voor een ondernemingsraad. Je vertegenwoordigd hen bij de belangrijke ontwikkelingen in de organisatie. Het ophalen van perspectieven op een vraagstuk tijdens een advies- of instemmingstraject is waardevol, al mag je natuurlijk ook als ondernemingsraad kiezen voor je eigen expertise. Tot zover geen verrassingen. Maar wat als de mogelijkheid de achterban te raadplegen in het geding komt door geheimhouding? Of een bestuurder die het anders ziet? In dit artikel 3 voorbeelden met tips.

Geheimhouding wordt te vaak ingezet
Informatie die tijdens een overlegvergadering gedeeld wordt, mag niet zomaar naar buiten gebracht worden. Maar het raadplegen van collega’s kan soms belangrijk zijn. Als dat niet mag, dan moet er expliciet geheimhouding opgelegd worden. Helaas gebeurt dat net te vaak. Opmerkingen als ‘alles is geheim’ komen veel voor. Ook wordt vaak het argument dat iets delen met de collega’s onrust kan veroorzaken gebruikt. Onrust is in beginsel geen goed argument en niet een reden waarop geheimhouding gebaseerd mag zijn. De bestuurder moet dus erg terughoudend zijn om dit argument in te zetten. De basis voor geheimhouding zit hem in beursgevoelige informatie en concurrentiepositie. Denk bijvoorbeeld aan een potentiële overname en dat er echt geen andere partijen op de hoogte mogen zijn.

Onze bestuurder beperkt onze contacten
In dit voorbeeld vind er binnen de organisatie een wijziging van een afdeling plaats, waarbij enkele personen boventallig worden verklaard. De bestuurder wil onrust voorkomen en geeft aan dat je met drie specifieke werknemers mag praten. Onrust voorkomen is geen goed argument, dus je zou hier gelijk vol tegenin kunnen gaan. Maar invloed hebben op hoe het gaat in de organisatie, de core-business van de ondernemingsraad, is afhankelijk van je relatie met de bestuurder. In deze situatie is het handiger om als ondernemingsraad na te denken welke medewerkers van de betreffende afdeling een bepaald perspectief hebben. Wie zal voor de verandering zijn, wie mogelijk tegen en wie heeft dan nog een genuanceerde mening. Zo kan je zelf een groepje samenstellen die je kan raadplegen om een goed beeld te krijgen. Je kijkt of deze medewerkers al in het lijstje staan van de bestuurder. Zo niet, dan geef je aan waarom je deze medewerkers wil spreken en dat je je hiertoe beperkt om aan de wensen van de bestuurder tegemoet te komen.

Onze bestuurder zegt al te weten wat er speelt
Tijdens het bespreken van een voor de ondernemingsraad belangrijk onderwerp, geeft de bestuurder aan al te weten hoe de collega’s erin staan. De bestuurder wil liever niet dat de ondernemingsraad nog eens met de collega’s gaat praten. Zij heeft immers al de teamleiders gesproken en die hebben geïnventariseerd wat hun teamleden ervan vinden. Hoe kan je hier als ondernemingsraad mee om gaan aangezien jullie andere verhalen gehoord hebben? Je kan de volgende argumenten / insteek kiezen:

• Geef aan dat het fijn is dat ze het al geïnventariseerd hebben. Vraag de beschikbare gegevens op zodat je die ook zelf kan bekijken. Hebben ze die niet? Stel dan voor om het kort nog na te vragen middels een enquête.
• Geef aan dat het fijn is dat ze al geïnventariseerd hebben. Dan zal er uit jullie onderzoek waarschijnlijks niets nieuws komen. Altijd goed om te checken of er geen inzichten gemist zijn.
• Geef aan dat jullie andere verhalen gehoord hebben. Goed om nog even na te vragen dus. Nee, uiteraard nemen jullie een steekproef en krijgt niet iedereen een mail. Welke informatie wil de bestuurder graag dat jullie ophalen?

Kortom
De bestuurder dient terughoudend te zijn met het opleggen van geheimhouding en achterbanraadpleging. Zorg als ondernemingsraad wel dat je mee denkt als de bestuurder het spannend vindt dat je de achterban wil raadplegen. Zorg voor een balans tussen het meedenken en je noodzakelijkheid om met de collega’s te kunnen praten. Zorg dat je beide belangen voor ogen houdt om zo de relatie met de bestuurder goed te houden en ook je rol goed te kunnen vervullen.