Praktische besluitvorming met het BOB-model

De OR-vergadering, hét ideale moment om dat rapport door te nemen, je mening te geven over die organisatorisch wijziging of om eens grondig die adviesaanvraag door te nemen. Waar de één eerst rustig alle benodigde informatie boven tafel probeert te krijgen, begint de ander direct zijn ongezouten mening te verkondigen met aanvullende reacties tot gevolg. De vooropgestelde agenda verdwijnt uit het oog en meningen, feiten, actiepunten, opborrelende vragen en opmerkingen vliegen je om de oren. Voor je het weet ontbreekt het overzicht in hoe besluiten tot stand zijn gekomen. Zonde! Een gestructureerde aanpak kan de besluitvorming namelijk zóveel beter, transparanter en efficiënter maken. Het BOB-model kan je daarbij helpen.

BOB: Beeldvorming, Oordeelsvorming, Besluitvorming

Het BOB-model is een handige tool om in te zetten tijdens de vergadering. BOB staat voor Beeldvorming, Oordeelsvorming en Besluitvorming. Het doel is om met elkaar tot een helder besluit te komen. Het BOB-model heeft de vorm van een trechter. Dat wil zeggen dat er eerst wordt gefocust op de (abstracte) beeldvorming bij een probleem of uitdaging, voordat we ons gelijk bezighouden met de juiste oplossing en het (concrete) besluit.

Beeldvorming

In de eerste fase – de beeldvorming – staat het uitzoeken centraal. Het gaat hier over vragen als:
• waar gaat het (eigenlijk) over en met welk doel?
• beschikken we over de juiste informatie?
• wat weten we nog niet?
• hoe gaan we de ontbrekende informatie verzamelen?

Kortgezegd: facts & focus first!

Praktische tip in deze fase: Spreek expliciet uit wanneer er naar de volgende fase wordt overgegaan om de BOB-structuur te bewaken. Zo is voor iedereen helder waar we zitten en welke inbreng er van je wordt verwacht.

Oordeelsvorming

Alle feiten op een rijtje? Zit iedereen op dezelfde golflengte? Tijd voor de volgende fase. In deze fase staan de verschillende meningen centraal en wordt tijd ingepland om de discussie met elkaar aan te gaan over de voor- en nadelen van de kwestie. Vragen die aan bod kunnen komen zijn:
• wat is ons doel als OR?
• waar maken we ons zorgen over
• wat zouden die zorgen verminderen
• aan welke voorwaarden moet het besluit voldoen om acceptabel te zijn?

Dit is dus het moment om je mening te geven en antwoord te geven op de vraag: wat vinden we hier eigenlijk van?

Praktische tip in deze fase: ga iedereen afzonderlijk langs en vraag om zijn/haar individuele mening. In elke groep heb je namelijk te maken met dominante en minder dominante personen die wel of niet het voortouw nemen bij een discussie. Op deze manier betrek je iedereen in gelijke mate in deze fase. Als iedereen zijn/haar mening heeft gegeven, kan er worden overgegaan naar de laatste fase in de trechter.

Besluitvorming

Dit is de fase waar daadwerkelijk besluiten worden genomen. In de vorige fase is het vaak gaandeweg wel duidelijk geworden welke richting het te nemen besluit opgaat. In de besluitvormende fase wordt expliciet benoemd welk besluit er nu genomen wordt. Soms voelt dit als ‘inkoppen’ maar door deze fase zorgvuldig te doorlopen voorkom je dat er onduidelijkheid ontstaat over wat er nu precies wel of niet is afgesproken. Drie vragen om in deze fase te stellen zijn:
• wat besluiten we?
• is iedereen het eens met het besluit?
• weet iedereen welk besluit is genomen?

En tot slot de vraag “wie doet wat?”.

Praktische tip in de besluitvormingsfase: eerst stemmen, dan besluiten! Gaat iedereen akkoord? Staan we eensgezind achter dit besluit? Wat heeft de minderheid nodig om achter het meerderheidsstandpunt te kunnen staan?

Samenvattend is het BOB-model een efficiënte methode om van vage ideeën en opvattingen naar concrete besluiten te navigeren. Een makkelijk toepasbare tool die niet alleen concrete handvatten, overzicht en grip op het besluitvormingsproces biedt, maar ook bevorderlijk is voor het dialoog met je collega’s. Wel zo handig!